GTDというのはGet Things Doneの略でタスク管理の手法の一つである。
公式サイトがあるのだけど、セミナーへの看板なだけなのでいまいち分からない

フローチャートを引用すると、下図のようになる

比較的、わかりやすいのは

習熟したとはとても言えないが、私も日々の仕事やプライベートのタスクの実行の助けとしている。

なお、GTDの手法でも最初に出てくるInbox、日本語だと「受信箱」とでも訳せばよいのだろうか？
なんとなく、ペーパーレス社会になるまえの管理職の机にあった「未決箱」のようでもある。
このInbox Zero、賛否両論がある

インボックスゼロ（Inbox Zero）という言葉、43Folderの設立者でライターのMerlin Mann氏によって考案された生産性術のひとつです。このゼロは「常にInboxをゼロの状態にしておく」と誤解されがちですが、本来は「脳のインボックスをゼロにする」という意味でした。

そうなのです。メール効率化術というより、メールに煩わされるというタスクを、出来る限り簡素にシステマチックに処理する手法がInbox Zeroです。

んん、表面的にInbox Zeroを捉えてる気がするし、Inbox Zeroは時間管理というよりタスク管理の方法だし、重要なもの以外は無視するなら、重要でないメールは速攻でゴミ箱に投げてしまえば、この人の主張とInbox Zeroは同時に成立するはず。
空になったInboxで30秒だけ気持ちよくなるのは、副作用であって、目的ではありません。

よくお世話になるサイトLifehacking.jpの記事。Inbox Zeroの提唱者の講演が要約されています。
分かりやすい。提唱者のコンセプトの講演を摘まみ食いしてるので頭にもたれません。

どんなに仕事が出来る人でも一日の「時間」と「注意力」には限度があります。その有限のリソースをメールチェックで埋め尽くさないためにも、メール管理自体を逆の発想で行わないといけないと Merlin は主張します。つまり、メールそのものを整理するのではなく、メールから action をはぎ取ってさくさくと消すか・アーカイブするという発想のアプローチです。これが、Inbox Zero の原則です。

これを仮にInbox Zero 1.0とします。

さて、ここから我流のInbox Zero 2.0の話

Inbox
GTDでは一旦、頭の中にあるタスクをInboxに全部書き出します。頭の中で憶えようとすると、それがストレスになり注意力や集中力が削がれるからです。

ことメールの処理に関しては、自分の頭から出るわけではないので、ここでは、Inboxは、ずばり受信箱です。

もしも、

自分の頭の中で気になることがあれば⇒自分の仕事用メールアドレス宛に、自分からメールで案件を投げる

一旦、次の仕事開始まで、その案件については忘れます。

全く関係ないメールは読まずに速攻ゴミ箱へ
次に、GTDの手順で行くと、上から順番に「行動が起こす必要がある？」という問いをダーっとやるわけですが、ここでまず、吟味する前に粗く捨て去ります。

タイトルだけみて自分に関係ないなと即断できるものは⇒速攻でゴミ箱
本文はよく読んでないけど関係あるかも⇒ラベルだけ付ける

ここでは、関係ある・なしです。仕分けはしません。ラベルを付けるだけです。プロジェクトや案件別に色の違うラベルを付けます。

分類を始めると、コウモリ問題というのが発生します。どちらにも跨っていて明確に分類できない場合です。その時にはラベルを複数付けます。

ここで自動フィルターで仕分けしてはいけません。フィルターの条件によっては、重要で、自分のアクションが必要なのに、何処かのフォルダーに流れ去って行方不明になるからです

行動を起こす必要があるか？
この時点でInboxに残ったメールは、多かれ少なかれ、自分の関わっている案件です。
ここで、さらに、上から、「自分が行動を起こす必要があるか？」という目線で見ていきます。
行動はまだです。

行動の必要はないと分かるメール⇒速攻でBackLogのフォルダーに移動

マウスをドラッグしたりカーソルをShift押しながらでもいいですし、BackLog行きにショートカットキーを設定するのも良いでしょう。
これを一通り上から下に流すと、この時点で、Inboxには自分のアクションがあるメールだけになります。このメールたちにフラグを立てておきます。

全部BackLogにいっしょくたでいいの？いいのです。フォルダー分けはコウモリの巣窟になります。いざとなれば、さっきつけたラベルや、検索機能、関連スレッド表示に頼るのです。
それでも不明なら、一人仕事ではないので、同僚に聞けば良いのです。

次のアクションは複雑か？
GTDなら、ここで、プロジェクトリストに移動なのですが、予め分かっているのであれば、プロジェクトリストのフォルダーを作成しても良いでしょう。
ここでは、職場の仕事ですし、一人でクローズする仕事は少ないので、
他の人にアクションを振るなら転送
返事が必要なら簡便に返事
をまず処理します。自分のアクションから始まる場合、それが複雑なら一旦、そのままInboxにおいて次々

２分以内でできるか？
先ほどの項で書きましたが、

返事一本のアクションなら速攻やります。⇒返事送り終われば、フラグを消して、BackLogへ移動

2分で出来る実作業ならチャチャっとやる⇒終わればこのメールのフラグを消して、Backlogへ

自分でやるべき？
他人に振るなら速攻で転送です。返事もまた相手に振ることだから同様です。

あとでやる場合
会議の参加依頼などは、Outlookのスケジュールに貼り付けます。

せっかくアウトルック使ってるのだから、最初からスケジュールの方で開催通知投げてもらいたいけど…
作業開始が決まっている仕事などもスケジュールに貼り付けます。

「御一読」的な資料の添付されたメールは⇒速攻Archiveフォルダーへ移動
期限はないけど、やるのかな？とかは捨ててもいいけど、備忘録替わりに⇒Maybeのフォルダーに入れます。

大概はメールで来てる仕事なので、先方からリマインダーメールが来ることがほとんどですが、たまに、依頼主がすっかり忘れてるケースもあるので

ここまで来ると、もう、Inboxの中は、アクション待ちのAIリストになってるはずです。
Outlookのタスクリストは使いません。あれは別タブになるので、帰って忘れ去る元です。

そして、上から順に処理をして行き、終わったらフラグをクリアしてBackLogへ
関係者から返事がきたり、関連書類が出来たりしたら、そのプロジェクトのフォルダーをProjectフォルダーの下に作って集約します。そのプロジェクトがクローズした際は、フォルダーのまま纏めてBackLogへ

一日仕事を進めているうちに、次々メールは来るでしょうが、
新着通知は切って、
メールを書く仕事でないなら、メーラーも閉じて、
自分のアクションに集中しましょう。

休憩がてら、新着メールを前述の一連の作業で仕分けします。

この手順で、一日仕事をこなせば、進捗率100%であれば、自動的にInbox Zeroが実現しているはずです。残っているのは、明日再開でよい仕事のはずです。
定時間際に「今日中にお願い！」なんてメールを送ってくる人の依頼は毅然として断りましょう。

そして、退勤時に、ゴミ箱を空にします。これでゴミ箱 Zeroも達成です。

BackLogがどんどん膨れて困る場合、容量がゆるせば、検索機能に頼ります。
容量に制約がある場合は、適宜BackLogの中の一番旧い月のメール群を
資料として保存する価値がある⇒Archive
ない⇒ゴミ箱
とやればよいでしょう。

この方式を実行しはじめて、私はメール処理の煩雑さが昔より10倍以上、ひょっとしたら100倍くらい軽くなったと思っています。